Gérez la facturation de vos clients AE avec un mandat légal conforme art.289 CGI

La secrétaire administrative indépendante occupe une place singulière dans l'écosystème des très petites entreprises : elle facture pour le compte d'autres professionnels, souvent des auto-entrepreneurs et des artisans qui n'ont ni le temps ni l'appetence pour la gestion administrative. Ce métier, référence sous le code APE 8211Z, suppose de manipuler la facturation de plusieurs clients distincts, chacun avec sa propre numérotation, ses propres mentions légales et son propre suivi de règlement. Très peu d'outils sont réellement penses pour cette réalité de mandataire multi-clients, ou l'on doit passer d'un dossier à l'autre plusieurs fois par jour, et c'est précisément le créneau que CashFacture occupe.

Le mandat de facturation est le fondement juridique de cette activité, et il est trop souvent neglige par méconnaissance. L'article 289-I-2 du Code général des impôts autorise un assujetti à faire établir ses factures par un tiers agissant en son nom et pour son compte, à la condition expresse qu'un mandat existe entre eux. En pratique, cela signifie qu'une secrétaire ne peut facturer legalement pour un auto-entrepreneur qu'après formalisation d'un acte de mandat en bonne et due forme. Sans ce document, toute la facturation émise pourrait être fragilisée en cas de contrôle. CashFacture génère cet acte de mandat, le fait signer et l'archive, ce qui met votre pratique en conformité dès le premier client.

La numérotation distincte par mandant est une exigence structurante et non negociable. Chaque client conserve sa propre séquence chronologique de factures, totalement étanche à celle des autres, sans mélange ni interference possible. Mélanger deux numerotations, ou réutiliser un numéro d'un client à l'autre, exposerait le mandant à un redressement en cas de contrôle et remettrait en cause la validité de ses justificatifs. CashFacture attribue à chaque mandant une série préfixée et continue, par exemple une suite dédiée à un boulanger commencant par un préfixe et une autre à une entreprise du bâtiment avec le sien, afin que chaque dossier reste parfaitement isole.

La copie au mandant est une obligation permanente qu'il ne faut jamais negliger. Le professionnel pour lequel vous facturez doit disposer d'un exemplaire de chaque facture émise en son nom, car il en reste juridiquement l'émetteur et le seul responsable vis-a-vis de l'administration fiscale et de ses propres clients. L'outil conserve et met à disposition ces copies de façon automatique, ce qui évite les oublis, sécurise la relation de confiance entre la secrétaire et son client, et protégé chacun en cas de contestation ulterieure.

La conservation de l'acte de mandat sur la durée légale de dix ans complète le dispositif de conformité. Un mandat égaré, c'est une facturation entière potentiellement contestable à posteriori et une secrétaire exposée à la mise en cause de sa responsabilité. En archivant l'acte de mandat aux côtés des factures qu'il autorise, avec sa date et sa signature, CashFacture vous constitue un dossier défendable en cas de demande de la DGFiP, sans avoir à fouiller dans d'anciens courriels, des classeurs papier ou des disques durs dispersés.

La réforme de la facturation électronique renforce considérablement l'intérêt d'un outil dédié au mandat. Vos mandants devront pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 et émettre au format électronique selon leur calendrier, avec l'échéance de 2027 pour les TPE et PME dont relèvent la plupart des auto-entrepreneurs. Une secrétaire équipée et informée anticipe cette transition pour l'ensemble de son portefeuille en une fois, au lieu de la subir client par client dans l'urgence, et devient de fait la référente conformité de ses mandants.

CashFacture émet des factures au format Factur-X EN16931 pour chacun de vos mandants et, en tant que Solution Compatible rattachée à une Plateforme Agréée immatriculée par la DGFiP, prépare leur acheminement vers leurs clients. Concrètement, une secrétaire qui gère huit auto-entrepreneurs peut basculer d'un portefeuille à l'autre sans se reconnecter, émettre les factures de la semaine en quelques minutes chaque lundi, suivre les règlements de chacun et présenter, pour chaque client, un acte de mandat immédiatement disponible pour tout contrôle.

Ce positionnement transforme aussi votre offre de service et votre valeur percue. En proposant à vos clients une facturation conforme, une numérotation irréprochable, un mandat en règle et un suivi des impayés, vous ne vendez plus seulement de la frappe et du classement : vous vendez de la tranquillité d'esprit et de la sécurité juridique. Cette montée en gamme justifie un tarif plus eleve et fidelise durablement des mandants qui savent qu'ils peuvent vous confier leur administratif les yeux fermes.