Peut-on migrer d'Excel ou Word vers un vrai logiciel de facturation en une heure ? Oui, à condition de procéder dans le bon ordre : export de vos clients, import de votre catalogue, paramétrage de vos mentions, puis premier test de facture — quatre étapes que ce guide détaille minute par minute. Et cette migration n'est plus un confort mais une nécessité : avec la réforme de la facturation électronique, une facture Word ou Excel convertie en PDF ne sera plus un format conforme pour vos factures B2B, car elle ne peut ni produire un format structuré (Factur-X, UBL, CII) ni transiter par une plateforme agréée.
Pourquoi Excel et Word ne suffiront plus
Excel et Word ont dépanné des générations d'indépendants, et il faut leur reconnaître ça : gratuits (ou presque), souples, sans apprentissage. Mais la réforme change la nature même d'une facture B2B : ce n'est plus un document que l'on envoie par e-mail, c'est un fichier de données structurées transmis de plateforme agréée à plateforme agréée.
Concrètement, trois obstacles rendent Excel et Word inadaptés :
- Pas de format structuré : un PDF issu de Word reste une image de facture, pas un fichier Factur-X, UBL ou CII lisible par les systèmes de l'administration.
- Pas de transmission : vos factures B2B devront transiter par une plateforme agréée (PA) immatriculée DGFiP, ce qu'un tableur ne sait pas faire.
- Pas de contrôle des mentions : les nouvelles mentions obligatoires (SIREN du client, catégorie d'opération, adresse de livraison, option TVA sur les débits) sont vérifiées automatiquement dans le circuit électronique ; dans Excel, une cellule oubliée passe inaperçue jusqu'à l'amende.
Le calendrier : réception obligatoire pour toutes les entreprises le 1er septembre 2026, émission dès 2026 pour les grandes entreprises et ETI, puis le 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises. L'amende prévue est de 50 euros par facture non conforme, plafonnée à 15 000 euros par an (article 1737 du CGI). Pour connaître votre échéance exacte, testez votre obligation.
Le plan de migration en 1 heure
| Étape | Durée | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| 1. Exporter vos clients | 15 min | Depuis votre fichier Excel : une colonne nom, adresse, e-mail, SIREN. Nettoyez les doublons, complétez les SIREN manquants (annuaire des entreprises) |
| 2. Importer votre catalogue | 15 min | Listez vos produits ou prestations : désignation, prix unitaire HT, taux de TVA. Un import CSV suffit |
| 3. Paramétrer vos mentions | 15 min | Renseignez une fois vos informations légales, votre IBAN, vos conditions de paiement et pénalités de retard : elles s'appliqueront à toutes les factures |
| 4. Émettre une facture test | 15 min | Créez une facture réelle, vérifiez chaque mention, envoyez-la-vous. Vous pouvez aussi tester votre facture pour un diagnostic de conformité |
L'étape la plus importante est la première : la qualité de votre fichier clients (SIREN exacts, adresses à jour) conditionne l'acheminement de vos futures factures électroniques. Prenez le quart d'heure nécessaire pour le fiabiliser.
Ce que vous gagnez au passage
La conformité est le déclencheur, mais rarement le seul bénéfice constaté après migration :
- Numérotation automatique et continue, sans risque de doublon ou de trou dans la séquence.
- Relances de paiement automatisées au lieu du suivi manuel dans un onglet « impayés ».
- TVA calculée et suivie en temps réel, au lieu d'être reconstituée à chaque déclaration.
- Un historique client centralisé : devis, factures, paiements au même endroit.
CashFacture est une Solution Compatible (SC) rattachée à une plateforme agréée (PA) immatriculée DGFiP — elle ne prétend pas être elle-même une plateforme agréée. Vos factures sortent au format conforme et la transmission passe par la plateforme agréée de rattachement, sans manipulation de votre part. Les formules démarrent à 9 euros par mois (START), puis ESSENTIEL à 29 euros et PRO à 59 euros par mois, avec un essai de 7 jours (carte requise) et 15 pour cent de remise en annuel : voyez nos tarifs. L'essai de 7 jours suffit largement pour dérouler le plan de migration ci-dessus et juger sur pièce.
- 1
Vous créez votre facture
Comme d’habitude, dans CashFacture
- 2
Format Factur-X généré
Le bon format légal, automatiquement
- 3
Transmission sécurisée
Via une plateforme agréée (PA) par l’État
- 4
Client et DGFiP reçus
Votre client paie, le fisc est informé
Vous ne changez rien à vos habitudes. CashFacture s’occupe du format et de la transmission.
Cas concret
Marc, artisan menuisier
La situation
Il facturait depuis dix ans avec un modèle Word hérité de son comptable : numérotation à la main, TVA recalculée à chaque devis, relances sur Post-it, et aucune idée de comment ses factures passeraient en électronique.
Le resultat avec CashFacture
En une heure un dimanche matin, il a importé ses 80 clients et ses 40 prestations dans CashFacture. Ses factures partent désormais au format conforme via une plateforme agréée, la numérotation est automatique et ses relances aussi.
Questions frequentes
Une facture Word convertie en PDF sera-t-elle encore valable en 2026 ?
Pour vos factures B2B, non : à votre échéance d'émission (2026 pour les GE et ETI, 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises), la facture devra être au format structuré et transiter par une plateforme agréée, ce qu'un PDF Word ne permet pas.
Combien de temps prend la migration depuis Excel ?
Environ une heure pour une TPE : 15 minutes pour exporter et nettoyer vos clients, 15 pour importer votre catalogue, 15 pour paramétrer vos mentions légales et 15 pour émettre une facture test.
Vais-je perdre mon historique de factures Excel ?
Non. Vos anciennes factures restent valables et archivées ; conservez votre fichier Excel comme archive. Seules les nouvelles factures sont émises depuis le logiciel, en reprenant votre numérotation là où elle s'est arrêtée.
Combien coûte un logiciel de facturation conforme ?
CashFacture démarre à 9 euros par mois (START), avec ESSENTIEL à 29 euros et PRO à 59 euros par mois, essai de 7 jours (carte requise) et 15 pour cent de remise en paiement annuel. CashFacture est une Solution Compatible rattachée à une plateforme agréée immatriculée DGFiP.
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