Cet article traite du refus commercial. Si votre facture n'est jamais parvenue à votre client et revient avec le statut « rejetée », c'est un problème technique, traité dans ma facture électronique revient rejetée.
Une facture « refusée » est bien arrivée chez votre client : c'est lui qui la conteste, avec un motif. Vous ne la modifiez jamais. Vous lisez le motif, vous réglez le désaccord, puis vous émettez un avoir qui annule la facture et une nouvelle facture corrigée. Le délai de paiement, 60 jours au plus en B2B, repart de la date de cette nouvelle facture.
Refusée n'est pas rejetée
Depuis le 1er septembre 2026, chaque facture échangée entre entreprises passe par une Plateforme Agréée (PA) et porte des statuts. Quatre sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée et encaissée. Le statut « rejetée » vient de la plateforme, la facture n'a pas été transmise. Le statut « refusée » vient de votre client, qui a reçu la facture et la conteste. Le détail de chaque statut est dans notre article sur le cycle de vie de la facture électronique.
Cette différence change tout. Un rejet se corrige dans votre logiciel. Un refus se règle d'abord avec votre client, et seulement ensuite dans votre logiciel.
Les motifs de refus les plus courants, et la bonne réponse
| Motif du refus | Ce que votre client conteste | Votre réponse |
|---|---|---|
| Montant erroné | Prix différent du devis, remise oubliée, quantité fausse | Si l'erreur est la vôtre : avoir total puis nouvelle facture au bon montant |
| Prestation non conforme ou incomplète | Travaux inachevés, livraison partielle | Échanger d'abord, puis facturer ce qui est réellement livré |
| Bon de commande absent | Référence de commande exigée par le client et non portée | Avoir, puis nouvelle facture avec la référence |
| Mauvaise entité facturée | Facture adressée à la mauvaise société du groupe ou au mauvais établissement | Avoir, puis nouvelle facture au bon SIREN |
| Doublon | Même prestation déjà facturée | Vérifier, puis avoir sur le doublon, sans nouvelle facture |
Le motif accompagne le statut : lisez-le avant d'appeler. Il vous dit si le désaccord porte sur le fond, la prestation, ou sur la forme, une mention manquante.
La marche à suivre, dans l'ordre
1. Lire le motif et vérifier. Reprenez le devis signé, le bon de commande, le bon de livraison. Si le refus est fondé, inutile de discuter : vous corrigez.
2. Appeler le client si le refus est contestable. Un refus n'est pas un impayé, c'est une contestation. Tant qu'elle n'est pas levée, la facture ne sera pas payée. Une conversation de dix minutes vaut mieux qu'une semaine de statuts.
3. Émettre l'avoir. Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. L'avoir l'annule, en tout ou en partie, et doit faire référence au numéro de la facture d'origine. Les règles sont détaillées dans avoirs, acomptes et factures rectificatives.
4. Émettre la nouvelle facture. Nouveau numéro, dans la suite de votre séquence, nouvelle date. C'est elle qui fait courir le délai de paiement.
5. Suivre jusqu'à l'encaissement. Surveillez le statut de la nouvelle facture. Si elle est approuvée puis reste impayée à l'échéance, vous êtes face à un vrai retard de paiement, avec les pénalités prévues par la loi.
Ce que le refus coûte, et ce qu'il ne coûte pas
Le refus en lui-même n'entraîne aucune amende. L'amende de 50 euros par facture, plafonnée à 15 000 euros par an, vise le non-respect de l'obligation de facturation électronique, pas un désaccord commercial.
Le vrai coût est la trésorerie. En B2B, le Code de commerce (article L441-10) fixe le délai de paiement à 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Une facture refusée et réémise trois semaines plus tard, ce sont trois semaines de règlement perdues. Une fois la nouvelle facture échue et impayée, vous pouvez réclamer les pénalités de retard, au moins trois fois le taux d'intérêt légal, et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros par facture.
Côté client : refuser une facture proprement
Si c'est vous qui recevez une facture contestable, refusez-la avec un motif clair plutôt que de la laisser sans réponse. Le fournisseur sait immédiatement quoi corriger, et votre dossier reste propre en cas de contrôle. D'autres statuts facultatifs, comme « en litige » ou « approuvée partiellement », existent pour les désaccords qui portent sur une partie seulement de la facture, selon ce que propose votre plateforme.
Éviter les refus en amont
La plupart des refus naissent d'un écart entre le devis et la facture. Un outil qui transforme le devis accepté en facture, sans ressaisie, supprime les erreurs de prix et de quantité. Un champ pour la référence de commande supprime les refus de forme.
Chez CashFacture, le devis devient facture en un clic, l'avoir se génère depuis la facture d'origine avec la référence déjà remplie, et chaque statut s'affiche en temps réel. La conformité passe par notre plateforme agréée partenaire, parmi les 149 plateformes immatriculées au 7 septembre 2026 selon la liste publiée sur impots.gouv.fr. Pour traiter vos prochains refus en quelques minutes, créez votre compte.
Cas concret
Karim, plombier chauffagiste en SARL, 2 salariés
La situation
Un syndic a refusé une facture de 3 400 euros au motif que le numéro de bon de commande manquait, et le paiement était bloqué.
Le résultat avec CashFacture
Il a émis un avoir total puis une nouvelle facture portant la référence le jour même. La facture a été approuvée deux jours plus tard et payée à l'échéance.
Questions fréquentes
Quelle différence entre une facture refusée et une facture rejetée ?
Une facture rejetée a été bloquée par la plateforme pour une raison technique et n'est jamais arrivée chez votre client. Une facture refusée est bien arrivée : c'est votre client qui la conteste, avec un motif.
Puis-je modifier une facture refusée ?
Non. Une facture émise ne se modifie pas. Vous émettez un avoir qui l'annule, puis une nouvelle facture corrigée avec un nouveau numéro.
Faut-il toujours un avoir après un refus ?
Oui. Le statut « refusée » clôt le parcours de la facture : même si le désaccord est levé ensuite, la voie propre reste l'avoir qui annule la facture refusée, puis une nouvelle facture.
Le délai de paiement court-il pendant le refus ?
La facture refusée ne sera pas payée tant que le désaccord n'est pas réglé. En pratique, le délai repart de la date de la nouvelle facture, soit 60 jours au plus en B2B.
Un refus peut-il entraîner une amende ?
Non. L'amende de 50 euros par facture, plafonnée à 15 000 euros par an, sanctionne le non-respect de l'obligation de facturation électronique, pas un désaccord commercial.
Mon client refuse sans motif, que faire ?
Le statut refusé s'accompagne normalement d'un motif. S'il est absent ou flou, appelez votre client avant toute réémission : corriger sans savoir ce qui est contesté vous expose à un second refus.
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